Что такое заявка на перевозку
Заявка на перевозку, она же договор-заявка или транспортный заказ, — коммерческая договорённость по одному грузу. Клиент, грузоотправитель или экспедитор, просит; перевозчик принимает. Обе стороны подписывают или подтверждают её, обычно по почте в виде PDF, до того как машина выедет.
Её задача — собрать практические факты в одном месте, чтобы диспетчер, водитель и бухгалтер работали по одному тексту. Если цена, дата или адрес в заявке неверны, они будут неверны и во всём, что идёт дальше.
Поэтому заявка должна быть письменной, понятной без звонков и достаточно полной, чтобы водитель, который никогда не видел клиента, мог по ней приехать в нужное место в нужное время.
Чем она отличается от CMR и от рамочного договора
Эти три документа часто путают, потому что все они описывают один и тот же груз на разных этапах.
- Рамочный договор задаёт общие отношения с клиентом на период: общие условия, правила оплаты, формулировки об ответственности. Ни одного конкретного груза в нём нет.
- Заявка относится к одному грузу: адреса, даты, груз и цена за этот рейс. Согласуется до погрузки.
- CMR — товарно-транспортная накладная, которая следует с грузом. Составляется при погрузке и подписывается сторонами в пунктах погрузки и выгрузки, поэтому фиксирует то, что произошло на самом деле. О её заполнении см. руководство по CMR.
- Коротко: рамочный договор говорит, как вы работаете вместе, заявка — что вы делаете сейчас, а CMR подтверждает, что было сделано.
Поля полной заявки
Список ниже — практический чек-лист, а не юридический текст. Ориентиром остаются ваш договор и правила, применимые к вашей перевозке. Хорошая заявка не оставляет вопросов, которые потом приходится выяснять по телефону.
- Стороны и контакты: полные названия компаний, регистрационные и налоговые номера, адреса и named контактное лицо с телефоном и почтой для клиента, перевозчика и каждого пункта погрузки и выгрузки.
- Погрузка: полный адрес, дата и временное окно, в которое ждут машину, а также номер записи или рампы, если его требует площадка.
- Выгрузка: те же данные по каждой точке доставки, в порядке объезда, с контактом получателя.
- Груз: понятное описание, вес брутто, объём или погрузочные метры, число паллет или мест и вид упаковки.
- Опасный груз: чёткое да или нет и, если да, сведения, которые нужны перевозчику.
- Температура: нужен ли температурный режим и в каком диапазоне.
- Транспортное средство: нужный тип, например тент, рефрижератор или мега, и оборудование: ремни, антискользящие коврики, гидроборт.
- Референсы: номер заказа клиента, референс погрузки и любой номер, который получатель требует в документах на доставку.
- Цена: согласованная сумма, валюта, облагается ли НДС, и срок оплаты в днях от понятного события, например от получения счёта.
- Документы: какие документы перевозчик передаёт вместе со счётом, например подписанная CMR, накладные или акты обмена паллет.
- Особые указания: правила записи на разгрузку, пломбы, обмен паллет, требования к доступу и всё необычное на площадках.
- Подписи: имя, дата и подпись или подтверждение обеих сторон.
Условия, которые стоит согласовать явно
Большинство споров по выполненному рейсу связаны не с дорогой, а с тем, что не было записано. Пункты ниже стоит согласовать в заявке или в рамочном договоре, на который она ссылается. Мы лишь называем их, чтобы вы ничего не забыли; конкретные условия и суммы определяете вы с клиентом, а проверяет их ваш консультант.
- Простой: сколько времени допускается на погрузке и выгрузке, с какого момента оно считается и как фиксируется.
- Отмена: что происходит при отмене заявки, до какого срока, до или после выезда машины.
- Штрафы: предусмотрены ли они за опоздание или позднюю отмену и кто их несёт.
- Изменения: как подтверждается смена адреса, даты или груза и кто её одобряет.
- Замена: может ли перевозчик привлечь субподрядчика или другую машину и нужно ли уведомлять клиента.
- Выставление счёта: какие документы прилагаются к счёту и куда он отправляется.
Шаблон для скачивания
Мы подготовили таблицу со всеми перечисленными полями, сгруппированными по разделам и готовую к заполнению: скачать шаблон. Это отправная точка; перед использованием адаптируйте её под свой договор и требования клиентов. Заполняйте все разделы, а если поле не применимо, например температура для сухого груза, ставьте прочерк, а не оставляйте пустым: так сразу видно, что пункт не забыли, а сознательно пропустили.
Заявка на практике
Отправляйте заявку перевозчику одним подтверждённым документом и просите письменное подтверждение в ответ. Ответ «ок» слабо доказывает, о чём договорились; ответ, повторяющий адреса, даты и цену, гораздо надёжнее.
Если что-то меняется после подтверждения, оформите обновлённую заявку или короткое письменное дополнение и чётко укажите, какая версия заменяет какую. Храните заявку вместе с CMR и другими документами рейса, чтобы весь комплект находился, когда счёт готовится или оспаривается.
Простой совет диспетчерам: прочитайте заявку водителю вслух, от первой строки до последней, перед выездом. Любой вопрос, который возникает у вас сейчас, возник бы у него на воротах площадки.
Типичные ошибки
Несколько одних и тех же пробелов вызывают большую часть звонков. Проверьте заявку по этому списку, прежде чем подтверждать.
- Нет временного окна или указана только дата, и водитель приезжает не в тот час.
- Несколько точек выгрузки без порядка объезда.
- Вес указан в одном месте, а паллеты в другом, итога нет.
- Цена без валюты или без срока оплаты.
- Изменения согласованы по телефону и не внесены в заявку.
- На площадке нет контактного лица, и до него не дозвониться, пока машина стоит у ворот.
От заявки до счёта: почему вводить её нужно один раз
Заявка обычно приходит в виде PDF в письме. Во многих офисах её затем вводят в таблицу для плана, второй раз — чтобы поставить задачу водителю, и третий раз — в счёт. Каждая копия — возможность ошибиться в цифре, а ошибка обнаруживается лишь тогда, когда клиент оспаривает счёт.
Надёжнее одна запись на заказ: данные вводятся или импортируются один раз, те же точки видит водитель, а счёт формируется из завершённого рейса, поэтому цена в счёте — это согласованная цена. Поэтому важен и полный шаблон: пустое поле в заявке потом уже никто не заполнит правильно.
Для бухгалтера это означает меньше сверок. Когда заявка, рейс и счёт опираются на одни и те же данные, не нужно выяснять у диспетчера, какой из трёх вариантов цены или адреса считать верным, и счёт можно выставить сразу после завершения рейса, не дожидаясь уточнений.
Как это решает TAFI Agent
В TAFI Agent вы создаёте заказ или загружаете его из PDF клиента, а точки погрузки и выгрузки, даты, груз и вес извлекаются, и остаётся проверить и сохранить. Затем предлагаются машины и водители, свободные на этот период, запланированный маршрут попадает в приложение и навигацию водителя, а счёт выставляется из завершённого рейса. См. заказы и диспетчеризация, выставление счетов и руководство по CMR или прочитайте, что такое TMS. Полный список возможностей — в разделе функции, а если хотите, запишитесь на демонстрацию, и мы пройдём по вашим реальным заявкам.