Из чего складывается себестоимость километра
Себестоимость километра — это все затраты на содержание грузовика, делённые на пройденные километры. Чтобы цифра была полезной, разделите затраты на две группы: они ведут себя по-разному.
- Переменные затраты растут с расстоянием или рейсом: топливо, дорожные сборы, шины и обслуживание на километр, а также оплата водителя, если она идёт за километр, или суточные за дни в пути.
- Постоянные затраты есть независимо от того, едет грузовик или стоит: лизинг или амортизация, страховка, виньетки и разрешения, стоянки, подписки на тахограф и трекер, плюс доля накладных расходов.
- Накладные расходы чаще всего забывают: зарплаты диспетчера и бухгалтера, аренда, программы. Они относятся к машинам, поэтому каждая машина несёт свою долю.
Формула прибыли рейса
Прибыль рейса = выручка − собственные затраты рейса − доля рейса в постоянных затратах и накладных расходах.
Собственные затраты рейса — это топливо, дорожные сборы, оплата водителя и прочие расходы, которые возникли только потому, что рейс состоялся. Доля постоянных затрат — это то, сколько стоит машина за дни, когда она была занята этим рейсом. Если пропустить последнюю часть, любой рейс будет выглядеть прибыльным, ведь цена сравнивается только с топливом.
Эту же цепочку отслеживает TAFI Agent: выручка минус топливо, дорожные сборы, зарплата водителя, постоянные расходы на машину и накладные.
Постоянные и переменные: как распределить постоянные затраты
Постоянные затраты нужно превратить в число, которое можно поставить на рейс. Есть два распространённых способа, и важнее не выбор, а последовательность в его применении.
- На километр: делите постоянные затраты машины за период на пройденные в нём километры. Просто, но выгодно длинным рейсам и невыгодно коротким, а простаивающая машина раздувает цифру.
- На день: делите постоянные затраты на число дней периода и относите на каждый рейс дни, которые он занимал машину. Это соответствует тому, как затрата возникает на деле: машина в лизинге стоит одинаково и в спокойный день, и в загруженный, а ожидание на погрузке становится видимым.
- Какой бы способ вы ни выбрали, берите один и тот же период для затрат и километров, и не меньше месяца, чтобы одна необычная неделя не исказила ставку.
Порожние километры и реальная стоимость гружёного километра
Порожние километры — те, что пройдены без оплачиваемого груза: подача к месту погрузки, переезд, возвращение домой. Они сжигают топливо, изнашивают шины и могут стоить сборов, но напрямую их никто не оплачивает.
Поэтому цифры две. Стоимость пройденного километра делит все затраты на все километры. Стоимость гружёного километра делит те же затраты только на гружёные километры, и она всегда выше. Именно вторую должна покрывать ставка, потому что клиент платит за гружёное расстояние.
Направление, которое выглядит нормально по цене за гружёный километр, может приносить убыток после учёта порожнего возврата. Если из региона машина обычно возвращается пустой, этот возврат — часть стоимости поездки туда.
Пример расчёта (условный)
Условный пример с круглыми числами, не рыночные средние. Грузовик загружается в одной точке, везёт груз на 800 км, затем идёт порожним 200 км до следующей погрузки. Рейс занимает машину 3 дня.
Выручка: 1 300 EUR.
- Топливо: 1 000 км × 0,32 EUR = 320 EUR
- Шины и обслуживание: 1 000 км × 0,08 EUR = 80 EUR
- Дорожные сборы: 90 EUR
- Оплата водителя и суточные: 200 EUR
- Переменные затраты всего: 320 + 80 + 90 + 200 = 690 EUR
- Постоянные затраты и накладные: 100 EUR в день × 3 дня = 300 EUR
- Полная стоимость рейса: 690 + 300 = 990 EUR
Как читать результат
Прибыль рейса: 1 300 − 990 = 310 EUR, то есть около 23,8% выручки (310 ÷ 1 300).
Стоимость пройденного километра: 990 ÷ 1 000 = 0,99 EUR. Стоимость гружёного километра: 990 ÷ 800 = 1,24 EUR (1,2375, с округлением). Выручка на гружёный километр: 1 300 ÷ 800 = 1,625 EUR. Тот, кто сравнит 1,625 с 0,99, решит, что маржа гораздо больше, чем она есть.
Бросаются в глаза две вещи. Во-первых, 23,8% — это прибыль после постоянных затрат машины, а не маржа над топливом. Только над топливом, сборами и оплатой водителя рейс показал бы 1 300 − 690 = 610 EUR, а это совсем другое впечатление.
Во-вторых, 200 порожних километров оплачиваются 800 гружёными. Если бы той же машине нашёлся груз и на обратный путь, стоимость гружёного километра приблизилась бы к стоимости пройденного. Если возврат остаётся порожним, ставку на прямой рейс придётся строить с учётом него. Поэтому у клиента полезно спрашивать не только цену за километр, но и что машина будет делать после разгрузки.
Подставьте свои числа в ту же схему: строка на каждую затрату, дни занятости машины, гружёные и порожние километры. Когда её можно заполнить для одного рейса, рейсы, маршруты и клиентов можно сравнивать на одной основе.
Частые ошибки
Вот ошибки, из-за которых убыточный рейс чаще всего выглядит прибыльным на бумаге.
- Забывают порожние участки: считают в затратах только гружёные километры или в прибыли только гружёный рейс.
- Не учитывают суточные водителя или учитывают оплату в одном месте, а суточные нигде.
- Теряют дорожные сборы, особенно когда маршрут проходит через несколько стран, или считают виньетки бесплатными, потому что они оплачены раз в год.
- Игнорируют постоянные затраты и накладные, и показанная прибыль на деле лишь маржа над топливом.
- Усредняют очень разные маршруты: одна стоимость километра для длинного международного рейса и для короткого местного скрывает, какой из них окупается. Группируйте по маршруту, машине или клиенту.
- Берут прошлогодние цифры. Цены на топливо, сборы и зарплаты меняются, так что ставку нужно пересчитывать регулярно.
Почему это тяжело вести в таблице
Формула простая. Сложно с данными: топливо приходит с карт и чеков, сборы из нескольких стран, оплата водителя из расчёта зарплаты, порожние километры из GPS, а выручка из заказа. Когда всё лежит в разных файлах, расчёт делают время от времени, для нескольких рейсов и обычно когда деньги уже потрачены.", "Поэтому полезно хранить затраты там же, где хранится рейс: тогда цифра появляется сама, в день закрытия рейса, а не в конце квартала. Руководитель видит, какие направления и клиенты приносят деньги, а диспетчер — что порожний возврат или долгое ожидание съедают прибыль, пока ещё можно что-то изменить.
Как это решает TAFI Agent
TAFI Agent ставит топливо, дорожные сборы и зарплату водителя рядом с рейсом, к которому они относятся. Прибыль рейса — это выручка минус топливо, дорожные сборы, зарплата водителя, постоянные расходы на машину и накладные, а рейсы выстраиваются от самых прибыльных до убыточных с оценкой от A до F. Прибыльность можно группировать по машинам, водителям, клиентам и направлениям. Подробнее: топливо, сборы и затраты, GPS-мониторинг, который фиксирует, где ехала машина, и TMS, связывающая это с заказами. Смотрите полный список функций или запишитесь на демонстрацию, и мы разберём ваши рейсы вместе.