Ce este o comandă de transport
Comanda de transport, numită și comandă de marfă, cerere de transport sau contract-comandă, este înțelegerea comercială pentru o singură încărcătură. Clientul, expeditor sau casă de expediții, solicită; transportatorul acceptă. Ambele părți o semnează sau o confirmă, de obicei prin email cu un PDF, înainte ca camionul să plece.
Rolul ei este să adune faptele practice într-un singur loc, ca dispecerul, șoferul și contabilul să lucreze după același text. Dacă un preț, o dată sau o adresă e greșită pe comandă, va fi greșită și în tot ce urmează.
Prin ce diferă de CMR și de contractul-cadru
Trei documente se confundă des, pentru că descriu aceeași încărcătură în momente diferite.
- Contractul-cadru stabilește relația generală cu un client pe o perioadă: condiții generale, reguli de plată, formulări privind răspunderea. Nu numește nicio încărcătură anume.
- Comanda de transport se referă la o singură încărcătură: adresele, datele, marfa și prețul pentru acea cursă. Se stabilește înainte de încărcare.
- CMR este scrisoarea de transport care însoțește marfa. Se completează la încărcare și o semnează părțile la locul de încărcare și la cel de descărcare, deci consemnează ce s-a întâmplat de fapt. Vezi ghidul CMR despre completarea ei.
- Pe scurt: contractul-cadru spune cum lucrați împreună, comanda spune ce faceți acum, iar CMR dovedește ce s-a făcut.
Câmpurile unei comenzi complete
Lista de mai jos este o listă practică de verificare, nu un text juridic. Contractul tău și regulile aplicabile transportului tău rămân referința. O comandă bună nu lasă nimic de întrebat la telefon după aceea.
- Părți și contacte: denumirile complete ale firmelor, numerele de înregistrare și fiscale, adresele și o persoană de contact numită, cu telefon și email, pentru client, transportator și fiecare punct de încărcare și descărcare.
- Încărcare: adresa completă, data și intervalul orar în care este așteptat camionul, plus numărul de programare sau de rampă cerut de locație.
- Descărcare: aceleași date pentru fiecare punct de livrare, în ordinea vizitării, cu contactul destinatarului.
- Marfa: o descriere clară, greutatea brută, volumul sau metrii de încărcare, numărul de paleți sau colete și tipul de ambalaj.
- Mărfuri periculoase: un da sau nu clar și, dacă răspunsul este da, datele de care are nevoie transportatorul.
- Temperatura: dacă marfa este la temperatură controlată și intervalul cerut.
- Vehiculul: tipul solicitat, de exemplu prelată, frigorific sau mega, și dotările necesare, precum chingi, covorașe antiderapante sau lift.
- Numere de referință: numărul comenzii clientului, referința de încărcare și orice număr de care are nevoie destinatarul pe documentele de livrare.
- Prețul: suma convenită, moneda, dacă se aplică TVA și termenul de plată, exprimat în zile de la un eveniment clar, cum ar fi primirea facturii.
- Documente: ce documente predă transportatorul odată cu factura, de exemplu CMR semnat, avize de livrare sau bonuri de schimb de paleți.
- Instrucțiuni speciale: reguli de programare la livrare, sigilii, schimb de paleți, condiții de acces și orice este neobișnuit la locații.
- Semnături: numele, data și semnătura sau confirmarea ambelor părți.
Clauze de stabilit explicit
Cele mai multe dispute după o cursă încheiată nu țin de drum, ci de ce nu a fost scris niciodată. Punctele de mai jos merită stabilite în comandă sau în contractul-cadru la care ea face trimitere. Le numim doar ca să nu le uiți; condițiile și sumele concrete le hotărâți tu și clientul, iar consilierul tău le verifică.
- Timpul de așteptare: cât timp este permis la încărcare și descărcare, de când se numără și cum se consemnează.
- Anularea: ce se întâmplă dacă comanda este anulată, până când, înainte sau după plecarea camionului.
- Penalități: dacă se stabilesc pentru întârziere sau pentru anulare târzie și cine le suportă.
- Modificări: cum se confirmă schimbarea unei adrese, a unei date sau a mărfii și cine o aprobă.
- Înlocuirea: dacă transportatorul poate folosi un subcontractor sau alt vehicul și dacă trebuie anunțat clientul.
- Facturarea: ce documente însoțesc factura și unde se trimite.
Modelul de descărcat
Am pregătit un tabel cu toate câmpurile de mai sus, grupate pe secțiuni și gata de completat: descarcă modelul. Este un punct de pornire; adaptează-l la contractul tău și la cerințele clienților înainte să-l folosești.
Comanda în practică
Trimite comanda transportatorului ca un singur document, cerând o confirmare scrisă. Un răspuns care spune doar „ok” este o dovadă slabă a ceea ce s-a convenit; un răspuns care repetă adresele, datele și prețul este mult mai puternic.
Dacă ceva se schimbă după confirmare, emite o comandă actualizată sau un scurt act de modificare în scris și spune clar care versiune o înlocuiește pe care. Păstrează comanda împreună cu CMR-ul și cu celelalte documente ale cursei, ca tot dosarul să poată fi găsit când factura se pregătește sau este pusă la îndoială.
Un sfat simplu pentru dispeceri: citiți comanda la voce tare pentru șofer, din cap până în coadă, înainte de plecare. Orice întrebare pe care o aveți atunci este una pe care ar fi pus-o și el la poartă.
Greșeli frecvente
Aceleași câteva lipsuri provoacă cele mai multe telefoane. Verifică o comandă după această listă înainte s-o confirmi.
- Lipsește intervalul orar sau este dată doar data, iar șoferul ajunge la ora greșită.
- Mai multe puncte de descărcare fără ordinea de vizitare.
- Greutatea trecută într-un loc și paleții în altul, fără un total.
- Preț fără monedă sau fără termen de plată.
- Modificări stabilite la telefon și niciodată trecute în comandă.
- Nicio persoană de contact la locație, deci nu poate fi găsit nimeni când camionul stă la poartă.
De la comandă la factură: de ce o tastezi o singură dată
Comanda sosește de obicei ca PDF într-un email. În multe birouri este apoi tastată într-un tabel pentru plan, încă o dată pentru instruirea șoferului și a treia oară în factură. Fiecare copie e o șansă de cifră greșită, iar eroarea se vede abia când clientul contestă factura.
Modelul mai sigur este o singură înregistrare pe comandă: datele se introduc sau se importă o dată, aceleași opriri sunt cele pe care le vede șoferul, iar factura se face din cursa finalizată, deci prețul din factură este prețul convenit. De aceea contează și un model complet: un câmp gol pe comandă nu mai poate fi completat corect ulterior de nimeni.
Cum o acoperă TAFI Agent
În TAFI Agent creezi comanda sau o imporți din PDF-ul clientului, iar punctele de încărcare și descărcare, datele, marfa și greutatea sunt extrase ca să le verifici și să salvezi. Apoi ți se oferă camioanele și șoferii liberi în perioada respectivă, ruta planificată ajunge în aplicația și navigația șoferului, iar factura se emite din cursa finalizată. Vezi comenzi și dispecerat, facturare și ghidul CMR sau citește ce este un TMS. Lista completă o găsești la funcționalități, sau programează o demonstrație și o parcurgem cu comenzile tale reale.