Что такое TMS
TMS расшифровывается как transport management system, то есть система управления перевозками. Она строится вокруг одного вопроса: как заказ на перевозку становится доставленным грузом, выставленным счётом и понятной прибылью? Всё, что хранит TMS, от заказа клиента до подтверждения доставки от водителя, привязано к этой цепочке.
Ключевое слово здесь запись. В TMS заказ это одна запись, которую читают и дополняют диспетчер, водитель, бухгалтер и руководитель, каждый на своём экране. Личных копий ни у кого нет.
TMS, ERP, GPS-мониторинг и биржа грузов: в чём разница
Эти четыре вещи часто путают, потому что все они касаются одних и тех же машин. Но отвечают они на разные вопросы.
- TMS управляет самой перевозкой: кто что везёт, по какому маршруту, с какими документами, какой ценой и с какой маржой.
- ERP это общая система для бухгалтерии, склада, закупок и зарплаты. Транспортная компания может вести ERP или бухгалтерскую программу рядом с TMS, а TMS выгружает в неё данные.
- GPS-мониторинг показывает, где машина и где она была. Какой заказ она выполняет, он не знает, пока кто-то не свяжет одно с другим.
- Биржа грузов это площадка, где размещают грузы и свободные машины. Она приносит работу, а TMS нужна, чтобы организовать эту работу, когда она уже есть.
Что TMS делает каждый день
Рабочий день в офисе перевозчика состоит из множества мелких задач, и TMS оценивают по тому, сколько из них она убирает или делает надёжнее.
- Заказы и диспетчеризация: создать заказ или загрузить его из PDF клиента, увидеть свободные машины и водителей, назначить их и отправить маршрут, по которому грузовик может проехать. Подробнее: заказы и диспетчеризация.
- Документы: CMR и накладные, сфотографированные водителем и прикреплённые к заказу, а также напоминания о сроках документов на технику и данные тахографа.
- Счета: выставить счёт из завершённого рейса, чтобы цена, согласованная с клиентом, и была ценой в счёте. Подробнее: счета и e-Factura.
- Расходы: топливо, дорожные сборы и оплата водителя стоят рядом с рейсом, к которому относятся, и вы видите прибыль по каждому рейсу. Подробнее: топливо, сборы и расходы.
- Приложения для водителей и механиков: рейс, навигация, расходы и сообщения о неисправностях в телефоне, на тех же данных, что и в офисе.
TMS или Excel и мессенджеры
Многие небольшие перевозчики живут на таблице для плана, почте для заказов и Viber или WhatsApp для водителей. Пока объём мал, это работает, а ломается всегда одинаково: одни и те же цифры вводят два-три раза. Заказ переписывают из письма в таблицу, потом из таблицы в счёт, и где-то по дороге меняется цена или дата.
TMS заменяет копии одной записью на заказ. Точки, которые спланировал диспетчер, видит водитель, и по ним же строится счёт. Мессенджеры остаются для быстрых вопросов, но факты хранятся в системе, а не в чате, который уезжает вверх.
Кому нужна TMS
Магического размера автопарка не существует, и мы его не придумываем. Смотрите на признаки:
- Диспетчеры тратят больше времени на перепечатывание и звонки, чем на планирование.
- Документы теряются или приходят слишком поздно для выставления счёта.
- Никто не может быстро сказать, какие рейсы принесли деньги, а какие убыточны.
- Только один человек знает, что где лежит, и его отпуск это риск.
- У водителя, офиса и бухгалтера разные версии одного и того же рейса.
GPS-мониторинг и TMS: как они сочетаются
TMS использует GPS-позиции как доказательство. Остановка по адресу разгрузки подтверждает, что доставка состоялась, а дни, проведённые машиной в каждой стране, могут идти в расчёт суточных водителя. Так точка на карте превращается в факт, привязанный к заказу.
Если сначала нужен только мониторинг транспорта, для начала может хватить отдельного GPS-продукта. Tafi Solutions предлагает такой на gps.tafi-agent.com. Когда позиции нужно связать с заказами, расходами и счетами, подключается GPS-мониторинг внутри TMS.
Как выбрать TMS: чек-лист
Задайте каждому поставщику одни и те же вопросы и запишите ответы.
- e-Factura: отправляет ли система счета в налоговую систему вашей страны, ANAF в Румынии или SFS в Молдове? См. гид по e-Factura для перевозчиков.
- Языки: есть ли интерфейс на румынском, русском и английском для диспетчеров, водителей и бухгалтера?
- Приложение водителя: работает ли оно офлайн, ведь на трассе пропадает связь?
- GPS: читает ли система данные с уже установленных у вас трекеров или их придётся менять?
- Тахограф: можно ли скачивать данные водителя и машины удалённо?
- Выгрузка данных: получит ли бухгалтер зарплатные и финансовые данные в Excel?
- Поддержка: кто отвечает и когда? Попросите график в письменном виде.
- Внедрение: кто загрузит ваши машины, водителей и клиентов и что вы получите заранее?
Как проходит внедрение
Разумное внедрение короткое и конкретное. Трекеры ставят там, где их нет, импортируют машины, водителей и клиентов, а спецификацию, сроки и стоимость вы получаете в начале, а не в конце. Дальше рутину берут на себя автоматизации и оповещения, а команда заказ за заказом переходит со старого способа работы на новый.
Начните с одного понятного процесса, например от заказа до счёта, и добавляйте модули, когда команда освоится. Хороший поставщик позволяет включать и отключать модули, а не заставляет брать всё сразу.
Как это закрывает TAFI Agent
TAFI Agent это TMS и платформа управления автопарком, созданная в Кишинёве для компаний автомобильных перевозок. Она охватывает заказы и диспетчеризацию, GPS-мониторинг в реальном времени, контроль тахографа и документов, счета с e-Factura для Румынии и Молдовы, расходы на топливо и дорожные сборы, а также бесплатные приложения для водителей, механиков и руководителей. Интерфейс доступен на румынском, русском и английском. Прочитайте полный список функций, посмотрите TMS для транспортных компаний в Молдове или запишитесь на демо, и мы пройдём систему на ваших маршрутах и документах.