Ce este e-Factura, pe scurt și neutru
e-Factura este sistemul de facturare electronică al Serviciului Fiscal de Stat (SFS) din Republica Moldova, disponibil pe portalul SIA e-Factura. Factura se înregistrează la autoritatea fiscală într-o formă electronică structurată, nu doar se trimite ca PDF pe email.
Serviciul Fiscal de Stat ține o listă a contribuabililor obligați să utilizeze sistemul „e-Factura”. Ministerul Finanțelor menționează că, de la 1 ianuarie 2026, a fost abrogată norma din art. 102 alin. (18) din Codul fiscal, care limita deducerea TVA pe facturile neelectronice ale furnizorilor din această listă. Dacă și cum se aplică sistemul firmei tale, verifică la SFS sau la contabil; ghidul descrie doar cum funcționează facturarea în program.
De ce facturarea în transport e diferită
Un transportator rar vinde un singur articol unui singur client. O factură acoperă adesea mai multe comenzi ale aceluiași client, fiecare fiind un traseu internațional cu date proprii. Prețurile se convin frecvent în EUR, iar contabilitatea se ține în MDL, iar dovada că serviciul a fost prestat este CMR-ul semnat la descărcare.
De aceea facturarea merge cel mai bine când e legată de comandă. Dacă comanda, traseul și CMR-ul sunt deja într-o singură înregistrare, factura se construiește din ele, nu se rescrie. Prezentarea TMS explică cum se leagă comenzile, urmărirea și documentele, iar modulul de facturare acoperă partea contabilă.
Pasul 1: conectezi firma la SFS o singură dată
Setarea se face pe fiecare firmă emitentă. În portalul e-Factura al SFS firma creează un utilizator API, apoi introduce datele lui în TAFI Agent o singură dată. Un buton de testare a conexiunii verifică dacă datele funcționează înainte să emiți ceva.
Se aplică firmelor emitente înregistrate în Republica Moldova, identificate prin IDNO de 13 cifre. Dacă firma lucrează din România, fluxul e altul; vezi secțiunea despre România mai jos.
Pasul 2: construiești factura din cursele finalizate
Factura se construiește din comenzile de transport finalizate. Poți pune pe o factură una sau mai multe comenzi ale aceluiași client. Fiecare comandă devine o linie, descrisă ca traseu de transport internațional, din punctul de plecare până la destinație. TVA se aplică la cota firmei, iar cumpărătorul se identifică prin IDNO.
Fiindcă liniile vin din comandă, textul traseului este cel planificat de dispecer, nu o formulare rescrisă la sfârșit de lună.
Pasul 3: serie și număr, trimitere, semnare
Înainte de trimitere, TAFI Agent rezervă seria și numărul de la SFS și le salvează pe fiecare comandă inclusă în factură, astfel încât fiecare comandă arată din ce factură face parte. Opțional, PDF-ul CMR sau al actului poate fi atașat la e-Factura ca anexă.
Apoi TAFI Agent trimite factura la SFS nesemnată. Nu o semnează el însuși: contabilul o semnează în portalul efactura.sfs.md. Separarea e intenționată, fiindcă semnătura aparține persoanei responsabile de document.
Pasul 4: statusul și PDF-ul semnat
La fiecare 5 minute TAFI Agent verifică statusul facturii la SFS. Când factura e semnată, descarcă factura semnată și codul QR și regenerează PDF-ul facturii cu codul QR și cu marcajul „semnată”. Statusurile afișate în aplicație includ:
- în așteptarea semnării
- semnată
- respinsă
- anulată
Moneda: de ce factura e în MDL
Factura SFS nu are câmp pentru monedă, deci se emite în MDL. Comenzile cu preț în EUR se convertesc la cursul BNM (Banca Națională a Moldovei) din data livrării. Dacă pentru acea dată nu există curs, factura nu se trimite, așa că o sumă greșită nu ajunge la SFS.
Clienții nerezidenți (din străinătate) se facturează în EUR, în afara SFS. Discută cu contabilul care clienți intră în fiecare grup, înainte de prima emitere.
Facturi primite și corecții
Facturile furnizorilor se pot importa la cerere din căsuța e-Factura a SFS în facturile de achiziție. Dublurile se evită verificând seria împreună cu numărul.
La corecții trebuie o precizare onestă. Un storno se poate crea în TAFI Agent, dar spre SFS nu se trimite automat. Corecția trebuie făcută în portalul SFS.
România și Moldova, în același program
Pentru România, ANAF SPV este o integrare separată. Se conectează o singură dată cu certificat digital. Facturile se trimit în SPV și arată statusurile trimisă, acceptată sau respinsă, cu motivul respingerii explicat. Facturile furnizorilor se descarcă zilnic din SPV, stornoul se trimite automat dacă factura inițială a fost acceptată, iar declarațiile e-Transport UIT se trimit în fundal.
Ambele fluxuri există în același program. Facturile sunt direcționate separat după țara firmei emitente, deci un grup cu o entitate din Moldova și una din România nu le amestecă. Pentru setarea specifică Moldovei, vezi TMS pentru firme de transport din Moldova.
Listă de verificare înainte de prima factură
- Confirmă la SFS sau la contabil că firma este configurată în portalul e-Factura.
- Creează utilizatorul API în portal, introdu datele lui în TAFI Agent și rulează testul conexiunii.
- Verifică dacă comenzile de facturat sunt finalizate și dacă IDNO-urile clienților sunt completate.
- Asigură-te că există cursuri BNM pentru datele de livrare ale comenzilor în EUR.
- Hotărăște dacă PDF-ul CMR pleacă ca anexă.
- Stabilește cine semnează în portal și cât de des verifică facturile în așteptarea semnării.
- Stabilește că corecțiile se fac în portalul SFS.