Wiki Tafi

Cum te loghezi in TAFI

Acceseaza platforma TAFI prin browser-ul tau preferat. Introdu adresa de email si parola primita de la administrator. La prima logare, ti se va cere sa iti schimbi parola. Daca ai uitat parola, foloseste optiunea "Am uitat parola" de pe pagina de login pentru a o reseta.

Prezentare Dashboard

Dupa logare, ajungi pe Dashboard — pagina principala care iti ofera o privire de ansamblu asupra activitatii. Aici vezi statisticile companiei: numar de camioane active, comenzi in desfasurare, soferi disponibili si alerte importante. Dashboard-ul se actualizeaza automat si iti arata cele mai relevante informatii.

Sidebar-ul principal — unde gasesti fiecare functionalitate

In partea stanga a ecranului ai sidebar-ul de navigare. De aici accesezi toate modulele TAFI:

Dashboard — privire de ansamblu
Planificator — gestionare comenzi si curse
Camioane — flota de vehicule
Remorci — gestionare remorci
Soferi — management soferi
Clienti — baza de date clienti
Harta — localizare GPS in timp real

Setari cont si preferinte

Acceseaza setarile contului din iconita de profil din coltul din dreapta-sus. Aici poti modifica informatiile personale, schimba parola si configura preferintele de notificari. Asigura-te ca adaugi un numar de telefon valid pentru a primi alerte importante pe SMS.

Cum creezi o comanda de transport noua

Navigheaza la Planificator din sidebar. Apasa butonul "Comanda Noua" din coltul de sus. Completeaza formularul cu informatiile necesare: clientul, punctele de incarcare si descarcare, data si ora dorite, tipul marfii si greutatea. Dupa completare, apasa "Salveaza" — comanda va fi creata cu statusul PENDING.

Cum atribui comanda unui sofer/camion

Dupa ce ai creat comanda, deschide-o si apasa pe "Atribuie". Selecteaza camionul disponibil din lista (cele verzi sunt libere) si soferul dorit. Sistemul iti arata automat doar vehiculele si soferii care sunt disponibili in perioada selectata. Confirma atribuirea si comanda trece automat pe statusul ACTIVE.

Cum urmaresti statusul comenzilor

Fiecare comanda trece prin 3 statusuri principale:

PENDING — comanda a fost creata, dar nu a fost atribuita inca
ACTIVE — comanda este in desfasurare, camionul si soferul sunt atribuite
COMPLETED — transportul a fost finalizat cu succes

Poti filtra comenzile dupa status folosind butoanele de filtrare din partea de sus a planificatorului.

Cum verifici cursele finalizate

Pentru a vedea istoricul curselor, mergi la Planificator si filtreaza dupa statusul COMPLETED. Poti cauta dupa client, sofer sau numar de inmatriculare. Fiecare cursa finalizata contine detaliile complete: ruta, durata, costurile si documentele atasate.

Cum adaugi un camion nou in sistem

Navigheaza la Camioane din sidebar si apasa "Adauga Camion". Completeaza informatiile vehiculului: numar de inmatriculare, marca, model, an fabricatie, tip combustibil si capacitate de incarcare. Poti adauga si documente importante precum asigurarea, ITP-ul si rovinieta cu datele de expirare — sistemul te va alerta automat cand acestea se apropie de expirare.

Cum adaugi o remorca

Din sectiunea Remorci, apasa "Adauga Remorca". Introdu numarul de inmatriculare, tipul remorcii (prelata, frigorific, cisterna etc.), dimensiunile si capacitatea maxima. Remorcile pot fi asociate cu un camion specific sau lasate disponibile pentru atribuire ulterioara.

Cum vezi locatia in timp real (GPS tracking)

Acceseaza Harta din sidebar pentru a vedea toate vehiculele tale pe harta in timp real. Fiecare camion este reprezentat printr-un marker cu numarul de inmatriculare. Click pe un marker pentru a vedea detaliile: viteza curenta, directia de deplasare, soferul atribuit si ultima actualizare GPS.

Cum verifici camioanele libere

Pagina "Camioane Libere" iti arata instantaneu care vehicule nu au nicio cursa atribuita. Poti filtra dupa perioada dorita pentru a planifica din timp. Camioanele verzi sunt disponibile, cele rosii sunt ocupate, iar cele galbene au curse programate in curand.

Cum adaugi un sofer nou

Navigheaza la Soferi din sidebar si apasa "Adauga Sofer". Completeaza datele personale: nume, prenume, numar de telefon, email si CNP. Adauga si informatiile despre permisul de conducere (categorii, data expirarii) si atestatele profesionale. Soferul va primi automat acces la aplicatia mobila TAFI Driver.

Cum atribui un vehicul unui sofer

Deschide profilul soferului si apasa "Atribuie Vehicul". Selecteaza camionul dorit din lista de vehicule disponibile. Un sofer poate avea un singur camion atribuit la un moment dat. Daca soferul schimba camionul, dezatribuie mai intai vehiculul curent si apoi atribuie-l pe cel nou.

Cum vezi performanta soferilor

In profilul fiecarui sofer gasesti un rezumat al activitatii: numarul de curse finalizate, kilometri parcursi, evaluarea medie si eventualele incidente. Aceste informatii te ajuta sa iei decizii informate cand atribui curse noi si sa identifici soferii cu cele mai bune performante.

Profilul soferului — ce informatii contine

Profilul complet al unui sofer include:

Date personale — nume, telefon, email, CNP
Documente — permis de conducere, atestate, card tahograf
Vehicul atribuit — camionul si remorca curenta
Istoric curse — toate cursele efectuate
Status — disponibil, in cursa, concediu

Cum adaugi un partener nou

Mergi la Parteneri din sidebar si apasa "Partener Nou". Completeaza CIF-ul — sistemul preia automat datele firmei (denumire, adresa) prin VIES si ANAF. Bifeaza tipul partenerului: Client, Furnizor sau ambele. Adauga IBAN-ul, termenul de plata si moneda preferata.

Validarea CIF-ului prin VIES si ANAF

Pentru parteneri intracomunitari, sistemul valideaza automat CIF-ul prin VIES (UE). Pentru parteneri romani, validarea se face prin ANAF — primesti instant denumirea oficiala, adresa si statusul de platitor TVA. Daca CIF-ul nu este valid, factura nu va fi acceptata la e-Factura — corecteaza inainte de a salva.

Fisa Partener — extras de cont

Pentru fiecare partener, Fisa Partener iti arata extrasul de cont complet: facturi emise, facturi primite, plati, sold curent si vechime sold. Filtrezi pe interval, exporti PDF/Excel si trimiti direct partenerului. Util la reconciliere lunara.

Import in masa parteneri

Daca migrezi de pe alt sistem, foloseste functia Import Excel din pagina Parteneri. Descarca template-ul TAFI, completeaza CIF-urile si IBAN-urile, urca fisierul. Sistemul valideaza automat fiecare CIF si raporteaza erorile inainte de import in productie.

Cum se calculeaza scorul Eco

Scorul Eco al fiecarui sofer se calculeaza automat din datele Wialon: franari bruste, accelerari agresive, viteza medie, timp idle (motor pornit fara deplasare), consum mediu. Sistemul agrega indicatorii zilnic si afiseaza un scor 0-100 per sofer si per camion. Scor mai mare = stil de condus mai eficient si mai sigur.

Clasament soferi si comparatii

In Conducere Eco ai un clasament al soferilor pe ultima luna, ultimele 3 luni si an. Vezi unde isi pierde scorul fiecare sofer (consum mare? franari?) si poti seta tinte personalizate. Un dispatcher are vizibilitate doar peste soferii din grupul lui.

Cum configurezi bonusurile lunare

Mergi la Bonusare. Definesti regulile bonusului: praguri scor Eco, kilometri minimi, fara incidente, etc. Sistemul calculeaza automat bonusul fiecarui sofer la finalul lunii — il revizuiesti, ajustezi manual daca e cazul si trimiti la salarizare.

Coaching automat sofer

TAFI poate trimite automat sfaturi soferului prin Telegram cand detecteaza un comportament problematic (ex: prea multe franari intr-o zi). Activezi modulul din Setari — coaching-ul se trimite la finalul fiecarei zile, in tonul ales (ferm/prietenos).

Cum raportezi o defectiune

Soferul poate raporta direct din botul Telegram cu comanda /defectiune. Dispatcherul poate raporta din pagina Defectiuni → "Defectiune Noua". Selectezi camionul, tipul (motor, frana, anvelope, electrica, etc.) si descrii problema. Mecanicul primeste automat notificare.

Workflow defectiune (status-uri)

O defectiune trece prin urmatoarele status-uri:

NOU — raportat, neasignat
IN LUCRU — mecanic preia, diagnostic
PROGRAMAT — intrare atelier programata
REZOLVAT — reparat, camionul e gata

La fiecare schimbare de status, dispatcher-ul si soferul primesc notificare.

Mentenanta preventiva — ITP, RCA, revizii

Pentru fiecare camion completezi datele de expirare la ITP, RCA, CASCO, rovinieta si km la urmatoarea revizie. Sistemul afiseaza alerte cu 30 zile inainte si te ajuta sa programezi din timp. Dashboard-ul flotei iti arata camioanele cu alerte active.

Inregistrare interventie

Cand mecanicul finalizeaza o reparatie, completeaza in Maintenance Detail: ore lucrate, piese folosite, costuri, observatii. Datele se aduna automat in istoricul camionului, util cand decizi daca repari sau inlocuiesti vehiculul.

Monitorizare consum combustibil

Pagina Monitorizare Combustibil compara consumul real (din senzorul FLS Wialon) cu consumul declarat de sofer (bonurile alimentare). Anomaliile sunt evidentiate automat: alimentari fara dovada, scaderi bruste de combustibil (potential furt), consum peste media camionului.

Cum incarci bonuri si cheltuieli

Soferul fotografiaza bonul si il trimite cu /bon pe Telegram. AI-ul (Gemini) extrage automat: data, cantitate, pret, locatie, numar bon. Tu doar verifici si confirmi. Alternativ, contabilul incarca bonurile in masa din pagina Achizitii (Cheltuieli).

Carduri Eurowag

Daca folosesti carduri Eurowag, integrarea aduce automat in TAFI tranzactiile zilnic. Le mapezi pe camion + sofer si pe cursa corespunzatoare. Diferentele intre alimentarile Eurowag si bonurile soferului sunt semnalate ca anomalii.

Vinete (rovinieta + taxe drum)

Daca activezi modulul Vinete, TAFI urmareste automat valabilitatea rovinietelor pe fiecare camion (RO + tari unde rulezi). Te alerteaza cu 14 zile inainte de expirare si poti programa cumpararea direct din interfata.

Cum emiti o factura din cursa

Dupa ce o cursa este verificata, mergi la Facturare. Selectezi cursele de facturat (poti grupa mai multe curse pe acelasi client intr-o singura factura). Sistemul preia automat: client, suma, moneda, traseul. Tu setezi seria si data scadentei. Apesi "Emite" — factura PDF se genereaza si se salveaza in Facturi Vanzari.

Trimitere e-Factura la ANAF

In Facturi Vanzari, selectezi facturile de trimis si apesi "Trimite la ANAF". Sistemul foloseste integrarea cu app TAFI-AGENT din SPV. Status-ul fiecarei facturi se actualizeaza automat: trimisa, acceptata, respinsa. Pentru cele respinse, vezi codul de eroare ANAF si corectezi.

Receptie facturi intrare prin ANAF SPV

Sistemul verifica zilnic ANAF SPV si descarca facturile intrare noi. Apar in Facturi Intrare cu status "Nou". Pentru fiecare: verifici furnizor, obiectul cheltuielii si o aprobi. Daca descrierea contine numar inmatriculare camion, factura se leaga automat de cursa respectiva.

Erori frecvente la e-Factura

Codurile de eroare ANAF cele mai comune:

BR-CO-15 — CIF furnizor invalid (verifica VIES)
BR-04 — lipsesc date obligatorii
BR-Z-01 — cota TVA aplicata gresit
BR-CL-01 — format data incorect

Reconciliere bancara

In Tranzactii Bancare incarci extrasul (CSV/MT940). Sistemul incearca automat sa potriveasca platile pe facturi (dupa suma + CIF + numar factura din comentariu). Cele neclar atribuite raman in coada de reconciliere manuala.

Calcul automat salarii lunare

La inceputul fiecarei luni, in Salarizare apesi "Genereaza luna X". Sistemul calculeaza pentru fiecare sofer: salariu de baza, diurna pe zile in cursa (RO + extern), bonus Eco (din Bonusare), sporuri, retineri. Vezi totalurile per sofer si net total companie.

Diurna interna si externa

Diurna se calculeaza din datele GPS — sistemul stie cate zile a fost camionul in tara si cate in strainatate. Configurezi rata zilnica (RO si extern) o singura data in Setari — recalcularea se face automat lunar.

Ajustari manuale si avansuri

Pe statul de salarii poti adauga manual: avansuri date in luna, retineri pentru daune, sporuri ad-hoc. Toate sunt urmaribile cu un comentariu obligatoriu — auditul lunar e usor de facut.

Export pentru contabilitate externa

Dupa validare, exporti statul in Excel pentru transmitere la firma de contabilitate (SAGA, Smart Bill, alte). Generezi si fluturasi PDF individuali — pot fi trimisi automat soferilor pe email sau Telegram.

Profitabilitate Flotă (per cursă / vehicul / șofer / client / coridor)

Pentru fiecare cursă, TAFI calculează profitul net: venit încasat − combustibil real (CAN) − taxe drum − salariu șofer alocat − cost fix camion − regie. Vezi cursele în Profitabilitate Flotă sortate de la cele mai profitabile la cele în pierdere, cu scor A–F, și grupate pe vehicul, șofer, client sau coridor.

Marja pe client si pe ruta

Sortand marjele pe client, vezi care clienti iti aduc bani si care iti iau timp degeaba. Pe ruta, identifici trasee in pierdere cronica — fie renegociezi pretul, fie le abandonezi.

EBITDA — rezultatul operational

EBITDA agreaga toate datele financiare ale companiei: venituri din facturare, cheltuieli din facturi intrare, salarizare. Vezi evolutia luna cu luna, comparatia an cu an si tendinta YTD. Cifrele se actualizeaza in timp real pe masura ce inregistrezi documente.

Statistica si rapoarte personalizate

Pagina Statistica contine rapoarte agregate: km/luna, consum mediu flota, ore lucru sofer, top clienti, top trasee. Toate exportabile PDF/Excel pentru sedinte management.

Cum se inroleaza un sofer

Soferul cauta botul TAFI pe Telegram, apasa START, trimite codul firmei (primit de la dispatcher) si CNP-ul. Dispatcherul confirma asocierea din pagina Soferi. Din acest moment, soferul primeste cursele direct pe Telegram.

Comenzi disponibile pentru sofer

/cursa — afiseaza cursa curenta cu detalii
/incarcat — confirma incarcarea (apoi trimite poza CMR)
/descarcat — confirma descarcarea
/incident — raporteaza incident
/defectiune — raporteaza defectiune
/bon — trimite bon combustibil/taxa drum
/help — meniul de ajutor

Trimitere poze documente

Soferul trimite pozele direct in chat. AI-ul integrat (Gemini) extrage automat datele relevante: numar bon, suma, data pentru bonuri; numar CMR, marfa, semnaturi pentru CMR. Daca extragerea esueaza, dispatcherul completeaza manual din pagina cursei.

Probleme frecvente cu botul

Soferul nu primeste mesaje: verifica daca a facut /start si daca dispatcher-ul l-a confirmat. Daca a blocat botul accidental — il deblocheaza si reia /start.

Soferul nu poate trimite pozele: verifica conexiunea de date — daca este in zona fara semnal, pozele se trimit automat cand revine semnalul.

Configurare Wialon

In Setari → Integrari → Wialon, lipesti tokenul API obtinut din contul tau Wialon. Sistemul testeaza conexiunea si listeaza unitatile disponibile. Pentru fiecare camion din TAFI, asociezi unitatea Wialon corespunzatoare (dupa VIN sau IMEI). Pozitiile, vitezele si senzorii FLS apar instant in TAFI.

Configurare ANAF SPV (e-Factura)

Pentru e-Factura, te conectezi la ANAF prin OAuth2 cu app-ul oficial TAFI-AGENT. Apesi "Conecteaza ANAF" → te redirecteaza la SPV → te autentifici cu certificatul digital → aprobi accesul. Tokenul se reinnoieste automat. Verifica zilnic in dashboard ca integrarea e verde.

Activare/dezactivare module

Din Setari → Integrari, fiecare modul are un toggle. La dezactivare, modulul dispare imediat din sidebar pentru toti utilizatorii. Util cand vrei sa ascunzi temporar module ce nu sunt folosite (Sirius, Eurowag, Vinete, Marketing, etc.).

Verificare status integrari

Pe Admin Dashboard ai un widget cu status-ul fiecarei integrari: verde = OK, galben = atentie (token aproape expirat, lag mare), rosu = eroare. Click pe widget → logul detaliat de erori.

Wialon nu mai trimite pozitii pentru un camion

Verifica in ordine: 1) camionul e pornit (motor on)? 2) in contul Wialon, unitatea apare ca online? 3) daca da in Wialon dar nu in TAFI → tichet support TAFI. 4) daca offline si in Wialon → problema GPS-ului fizic, contactezi furnizorul GPS.

Cursa nu se inchide automat

Cauze frecvente: lipseste poza CMR (cere soferului), lipseste poza bon descarcare, sau pozitia GPS la descarcare nu se potriveste cu adresa contractuala. Ajustezi manual din Verificare Curse.

Diferenta consum combustibil vs realitate

Verifica calibrarea senzorului FLS in Wialon (responsabilitatea furnizorului GPS). Verifica daca soferul a alimentat fara sa trimita bonul (atunci consumul "real" pare mai mic decat raportat). Monitorizare Combustibil → Anomalii arata cazurile suspecte.

Cum schimb rolul unui utilizator

Doar admin: Setari → Utilizatori → click pe utilizator → editeaza rol → salveaza. Modificarea e activa imediat — utilizatorul vede sidebar-ul actualizat la urmatorul refresh.

Am uitat parola — ce fac

Foloseste optiunea "Am uitat parola" pe pagina de login → primesti email cu link de resetare. Daca emailul nu vine, verifica spam-ul si cere admin-ului intern sa-ti reseteze parola manual.

Unde sunt SLA-urile suportului TAFI

P1 (blocant): raspuns 2h, rezolvare 8h
P2 (workaround): raspuns 8h, rezolvare 3 zile lucratoare
P3 (cosmetic): raspuns 2 zile, rezolvare in release lunar

Program suport: L-V, 09:00-18:00. Off-hours doar P1.